1作業の種類を選ぶ
2時間と内容を書く
3Excel・PDFで作成作業内容の例文
設備の工事と保守の現場の例です。左の列の「例文」(スマホは、作業内容の表のマスを押して開く窓)から選ぶと、作業内容のほか、特記事項と翌日の予定も入ります。その日の作業に合わせて直して使ってください。
空調機の外観と運転音の点検
フィルターの清掃
ドレンパンと排水の確認
運転電流と吹出し温度の測定
点検結果のお客様への報告
特記事項：ドレンパンに錆を確認。交換の見積をお客様に提出する。
翌日の予定：4階の空調機の点検
消火器の外観と設置場所の点検
感知器の作動の確認
受信機の機能の点検
誘導灯の点灯の確認
点検結果のお客様への報告
特記事項：3階の廊下の感知器1個が作動せず。交換の見積をお客様に提出する。
翌日の予定：屋内消火栓設備の点検
停電の操作と開閉器の施錠
検電と残留電荷の放電
絶縁抵抗と接地抵抗の測定
短絡接地と受変電設備の点検・清掃
短絡接地の取り外しと復電の確認
特記事項：低圧の分岐回路の絶縁抵抗が前回より低下。次の月次点検で測り直す。
翌日の予定：点検報告書の作成と提出
不具合の状況の聞き取り
故障箇所の調査
ファンモーターの交換
試運転と動作の確認
作業内容のお客様への説明
特記事項：原因はファンモーターの焼損。交換後、異音なし。
翌日の予定：同じ型の空調機の点検
冷媒の回収と既設の機器の撤去
新しい機器の搬入と据付
配管と配線の接続
試運転と動作の確認
撤去した機器の搬出と片付け
特記事項：据付の位置をお客様と確認済み。
翌日の予定：配管の保温と化粧カバーの取付
各槽の水位と汚泥の状況の確認
ブロワーとばっ気の点検
消毒剤の確認と補充
透視度と残留塩素の測定
点検結果のお客様への報告
特記事項：スカムの増加を確認。清掃の時期をお客様に案内する。
翌日の予定：次の現場の保守点検
共用部の巡回と設備の目視点検
照明の球切れの確認と交換
共用部の清掃
ごみ置き場の整理
管理日誌の記入
特記事項：2階の非常口の前に荷物あり。テナントに移動をお願いした。
翌日の予定：貯水槽の点検の立会い
外壁の打診調査
屋上の防水と手すりの調査
避難経路と防火戸の確認
非常用の照明の点灯の確認
調査結果の記録と写真の整理
特記事項：北面の外壁にタイルの浮きを確認。写真を撮影済み。
翌日の予定：調査結果報告書の作成
作業日報の書き方
作業日報は、その日の現場で「だれが・何時間・どこで・何をしたか」を1日1枚に残す、社内の記録です。現場にいない人も進み具合をつかめ、人工の集計や翌日の段取りにも使えます。
| 欄 | 記入内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 作業日・天候 | 作業をした日と、その日の天候 | 2026年11月5日・晴れ |
| 作成者 | 日報を書いた人 | 山田 太郎 |
| 現場名・お客様 | 作業をした建物と、お客様 | サンプルビル・株式会社サンプル 様 |
| 作業者 | 現場に入った人を、1行に1人 | 佐藤 次郎 |
| 開始・終了 | 8:30の形で。日をまたぐときも、終了は翌朝の時刻のまま | 8:00・17:00 |
| 休憩 | 開始・終了と同じ形で。休憩が無い人は0:00 | 1:00 |
| 実働・人工 | 開始・終了・休憩を書くと計算されます。手で書くときは、終了−開始−休憩で実働を出し、7:30なら7.5時間として÷8で人工を出します | 8:00・1.0 |
| 合計 | 人工の合計。計算されます(実働の合計は出ません) | 3.75 |
| 場所・作業内容 | 作業を1行に1つずつ | 3階 機械室・フィルターの清掃 |
| 状況 | 終わった作業は完了、翌日に続く作業は継続 | 完了 |
| 使用資材 | 使った資材と数 | フィルター・4枚 |
| 特記事項 | 不具合・お客様のご要望・作業の変更など | ドレンパンに錆を確認 |
| 翌日の予定 | 翌日の作業と、準備する物 | 4階の空調機の点検 |
| 押印 | 書いた人と、確かめた人の印 | 作成・確認 |
書き方のポイント
- その日のうちに書きます。あとでまとめて書くと、時間と内容があいまいになります。
- 作業内容は「点検」で終わらせず、「3階の空調機のフィルターの清掃」のように、場所と中身まで書きます。
- 不具合やお客様から頼まれたことは、特記事項に書きます。次に行く人に伝わり、作業報告書や次の見積のもとになります。
- 人工を残しておくと、見積のときの手間と実際の手間を比べられます。
人工(にんく)の数え方
人工は、1人が1日働く作業量を表す単位で、1人工は1人が1日(8時間)働いた量です(freeeの解説)。3人が2日働けば、6人工です。この用紙は、作業者ごとに実働÷8で人工を計算し、表の下で合計します。
| 実働 | 人工 | 場面の例 |
|---|---|---|
| 8:00 | 1.0 | 1日の作業 |
| 4:00 | 0.5 | 半日の作業 |
| 7:30 | 0.94 | 30分早く終わった日 |
| 10:00 | 1.25 | 10時間の作業をした日 |
1人工を8時間とするのは目安です。国の公共工事の労務単価も、所定労働時間内8時間当たりで決められています(国土交通省の案内)が、実際の数え方は、会社や現場の決めによります。半日を0.5人工にする、短い時間でも1日拘束されれば1人工にする、といった取り決めもあります(freeeの解説)。この用紙は、8時間を超えた分も実働÷8で人工に入れますが、残業は人工に含めず、時間外として別に扱う考え方もあります(freeeの解説)。見積や請求に使うときは、お客様や元請と決めた数え方に合わせてください。
くわしい使い方
部品とブロック
左の列の「＋ 追加」から入れます。ブロックは、よく使う部品の組み合わせで、入れたあとも中の部品を自由に直せます。
| 部品 | 使いどころ |
|---|---|
| テキスト | 題・名前・会社名・見出し・注意書き。字を空にすると、書き込む欄(Excelで記入するマス)になります |
| ボックス | 部品を横か縦に並べる入れ物。枠・塗り・余白・間隔を付けられ、ボックスの中にボックスも入れられます |
| 表 | 作業内容・点検項目・部品の一覧。列の名前・幅・種類と、行の数を変えられます |
| 写真の枠 | 作業前・作業後の写真。用紙の上で押すと、写真を貼れます |
| チェック | □良 □否 のような、選ぶ印 |
| 画像 | 会社のロゴ・印影・図 |
| 線・改ページ | 区切りの線と、2枚目へ送る所 |
| ブロック | 記入欄・日付・記入欄(複数行)・写真・写真2枚・押印の枠・選択肢・見出し・会社の情報・宛名・点検の表・合計の欄 |
| カスタム | ボックスの設定の「ブロックとして保存」で残した、自分のブロック(無料会員)。どのテンプレートにも入れられます |
主な操作
| 操作 | やり方 |
|---|---|
| 欄を足す | 左の列のいちばん下の「＋ 追加」。ボックスの中に足すときは、そのボックスを開いて、中の「＋ 追加」 |
| 欄を外す | 行の右の ×(確かめが出ます)。外しても「元に戻す」で戻せます |
| 並べ替える・ボックスに入れる | 行の左のつまみ(⋮⋮)をつかんで動かします。閉じたボックスの行の右半分に落とすと、その中へ入ります。スマホは、つまみに指を置いたまま動かします |
| いくつかをまとめて囲む | Shiftを押しながら、左の行か右の用紙の部品を押して選びに足し、⌘G(Ctrl+G)で1つのボックスに。複製・切り取り・外すも、まとめてできます |
| 別のボックスへ移す | ⌘X(Ctrl+X)で切り取り、移す先を選んで⌘V(Ctrl+V)。選んだ部品のすぐ下に入ります(中を開いたボックスを選んでいれば、その中の終わりに) |
| 設定を変える | 左の行か、右の用紙の欄を押すと、その部品の設定が開きます |
| 横に並べる | 部品をボックスに入れ、ボックスの「並べ方」を「横」にします |
| 幅を変える | 設定の「幅」で、最大(残りいっぱい)・指定(mm)・自動(字に合わせる)。横に並んだ欄の境目は、用紙の上でつまんでも変えられます |
| 字を変える | 右の用紙の上で、そのまま書きます。大きさ・太字・寄せ・飾り(下線・枠・左に帯・塗り)は設定で |
| よく使う形を残す | ボックスの設定の「ブロックとして保存」。中の部品とロゴなどの画像ごと残り、「＋ 追加」の「カスタム」から入れられます(無料会員) |
| 枠や線を付ける | ボックスの「枠・塗り」と「枠の辺」(全部・上下・下だけ・左右)と「線」(太さ・点線)。区切りには「線」の部品 |
| 写真を貼る | 右の用紙の写真の枠を押します(写真は送らず、このページの中だけで扱います) |
| 表に、まとめて入れる | Excelから何行かをコピーして、表のマスに貼り付けます |
| 用紙を変える | 頭の帯の「用紙設定」で、大きさ(A4・A3・B5)・向き・余白・間隔 |
| 作成する | 「Excel作成」で記入して使うExcelのひな形に、「PDF作成」で印刷して手で書く用紙に |
キー
| 操作 | Mac | Windows |
|---|---|---|
| 外側のボックス(1つ上の段)を選ぶ | Esc | Esc |
| 選んだ部品(いくつかでも)を、ボックスで囲む | ⌘+G | Ctrl+G |
| ボックスの囲みを外す | ⇧+⌘+G | Ctrl+Shift+G |
| 部品を選びに足す | ⇧+クリック | Shift+クリック |
| 選んだ部品を複製する | ⌘+D | Ctrl+D |
| 選んだ部品をコピー・切り取り | ⌘+C・⌘+X | Ctrl+C・Ctrl+X |
| 選んだ所に貼り付け | ⌘+V | Ctrl+V |
| 選んだ部品を外す(確かめが出ます) | Delete | Delete |
| 元に戻す | ⌘+Z | Ctrl+Z |
業種ごとの使いどころ
よくある質問
- 作業報告書とは、何が違いますか？
- 作業日報は、その日の作業と時間を会社に残す社内の記録で、作業報告書は、作業の結果をお客様に渡す書類です。お客様に渡す書類は作業報告書のテンプレートで作れます。
- 1人工を8時間以外で計算できますか？
- できます。作業者と時間の表を選ぶと、設定の「人工」の列の「計算」で、8を7.5などに変えられます(スマホは、用紙の下の一覧で「作業者と時間」のボックスを開き、表の行を押すと、設定が出ます)。Excelの式も同じ数になります。半日を0.5人工にするような決めなら、人工のマスに数を直接書くと、合計にも入ります。
- 実働の合計は出ますか？
- 人工の合計だけが出ます。合計できるのは1列だけで、いちばん右の計算の列を足すためです。人工の列を外すと、実働の合計が時刻の形で出ます。人工は小数2桁に四捨五入し、合計は行に見えている人工を足した数です(Excelの式も同じ)。
- 実働や人工が計算されないときは？
- 開始・終了・休憩の3つとも、8:30の形で書いてください。休憩が無い人は0:00と書きます。このページの用紙では、「8時30分」や休憩の「60」のような字は計算されず、実働と人工が空のままになります。Excelでは、休憩に「60」のような数は打てず、「1:00の形で入れてください」と出ます。開始と終了に「8」のような数を打つと、時刻として読まれないので、正しく計算されません。
- 夜間の作業で日をまたぐときは、どう書きますか？
- 翌朝の時刻のまま書きます。22:00に始めて翌朝6:00に終わり、休憩が1:00なら、実働は7:00です。終了が開始より前のときは、翌日の時刻として計算します(Excelの式も同じ)。終了に24を足した30:00の書き方でも、同じ実働になります。
- 休憩の時間に、決まりはありますか？
- 労働基準法 第34条で、労働時間が6時間を超えるときは少なくとも45分、8時間を超えるときは少なくとも1時間の休憩を、労働時間の途中に与えることになっています(労働基準法)。この用紙は、書いた休憩を引いて計算するだけで、足りているかは確かめません。
- タイムカードの代わりになりますか？
- おすすめしません。作業日報の時間は作業の記録で、実働に準備や待機の時間が入らないことがあります。労働時間の把握は、厚生労働省のガイドラインで、使用者が自ら確かめるか、タイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに確かめて記録することが原則とされ、指示による準備や後始末、すぐ働けるように待機している時間も労働時間とされています(岡山労働局の案内)。勤怠の記録は、別に持ってください。
- 作業者の行を増やせますか？
- 増やせます。表を選ぶと、設定で行の数を変えられます(スマホは、用紙の下の一覧で「作業者と時間」のボックスを開き、表の行を押すと、設定が出ます)。行が増えて1枚に収まらないと、次の用紙へ続きます。
- エクセルで直せますか？
- 直せます。「Excel作成」で、パソコンで記入して使えるファイルになります。欄や字を自社の書式に合わせて直したファイルも、自社の業務や取引先のために、自由に使えます。
- 手書きで使えますか？
- 使えます。「PDF作成」で印刷すれば、書き込む所に手で書けます。
- 会社のロゴを入れられますか？
- 入れられます。「＋ 追加」の「画像」でロゴを入れ、好きな場所に置きます。
- 作った形を残せますか？
- 無料会員は「設定保存」で、名前を付けて残せます。次からは「保存済みの設定」から選ぶだけで、同じ形になります。
- 何回でも作れますか？
- 登録なしのフリーは月10回・1回に用紙5枚まで、無料会員(登録は無料)は月30回・1回に用紙10枚まで、プロは回数の上限なし・1回に用紙100枚までです。「Excel作成」も「PDF作成」も1回と数え、ほかのテンプレートの作成と合わせて数えます。
