1例文を選ぶ
2日時を書き込む
3Excel・PDFで作成点検のお知らせの例文
上の画面の「例文」で選ぶと、用紙の字が入れ替わります。そのまま直して使えます。
本文(点検の種類)
平素より格別のご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
下記の日時に、消防用設備の法定点検を行います。
ご不便をおかけしますが、ご協力をお願いいたします。
平素より格別のご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
下記の日時に、エレベーターの保守点検を行います。
ご不便をおかけしますが、ご協力をお願いいたします。
平素より格別のご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
下記の日時に、給排水設備の点検を行います。
ご不便をおかけしますが、ご協力をお願いいたします。
平素より格別のご理解とご協力を賜り、誠にありがとうございます。
下記の日時に、建物と設備の定期点検を行います。
ご不便をおかけしますが、ご協力をお願いいたします。
お願い(点検の形ごと)
・室内に入って感知器などを点検します。ご在宅をお願いします。
・ご都合が悪いときは、日程を調整します。下記までご連絡ください。
・試験のため、非常ベルが鳴ることがあります。火災ではありません。
・避難ハッチの上と、はしごが下りる場所に、物を置かないでください。
・点検員は名札を付けています。
・点検は共用部だけです。室内には入りません。
・試験のため、非常ベルが鳴ることがあります。火災ではありません。
・点検のあいだ、廊下や階段に作業員が出入りします。
・廊下や階段に置いた物は、点検の前に片づけてください。
・点検の時間は、作業の進み具合で前後することがあります。
・点検のあいだ、エレベーターは使えません。
・階段をご利用ください。車いすの方は、下記までご相談ください。
・お荷物の搬入や引っ越しは、点検の時間を避けてください。
・点検の時間は、作業の進み具合で前後することがあります。
・点検員が、各フロアと室内に入ります。
・立ち会いが必要な部屋は、事前に下記までご連絡ください。
・試験のため、非常ベルが鳴ることがあります。火災ではありません。
・感知器の近くに、背の高い物を置かないでください。
・点検の時間は、作業の進み具合で前後することがあります。
点検のお知らせの書き方
点検のお知らせで、読む人が知りたいのは「いつ来るか」「部屋に入るか」「何をしておけばよいか」です。この3つが、ひと目で分かるように書きます。
| 欄 | 記入内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 宛名 | 宛先 | 居住者の皆様・入居者の皆様・テナント各位 |
| 差出人 | お知らせを出す会社や管理組合 | 株式会社サンプル管理 |
| 本文 | 点検の種類 | 消防用設備の法定点検を行います。 |
| 点検日時 | 日付と曜日、始まりと終わりの時刻 | 2026年11月22日(日)9時00分〜13時00分 |
| 点検の内容 | 点検する設備 | 自動火災報知設備・消火器・避難器具 |
| 点検の場所 | 点検する所と、室内に入るか | 共用部と各住戸(室内に入ります) |
| 所要時間 | 1戸か1室あたりの目安 | 1住戸あたり5分ほど |
| お願い | 在宅のお願い・非常ベル・片づけなど | 試験のため、非常ベルが鳴ることがあります。火災ではありません。 |
| 問い合わせ先 | 連絡先と担当 | 株式会社サンプル管理 担当：山田 電話：03-0000-0000 |
書き方のポイント
- 室内に入るかどうかは、はっきり書きます。在宅が要るなら、都合が悪いときの連絡先も添えます。
- 非常ベルを鳴らす点検は、火災ではないことを先に書くと、驚かれず、問い合わせも減ります。
- 時間帯が階や棟で分かれるときは、「点検の場所」の行を増やして、階ごとの時間を書きます。
- 掲示だけで届かない方には、ポストにも入れます。
くわしい使い方
部品とブロック
左の列の「＋ 追加」から入れます。ブロックは、よく使う部品の組み合わせで、入れたあとも中の部品を自由に直せます。
| 部品 | 使いどころ |
|---|---|
| テキスト | 題・名前・会社名・見出し・注意書き。字を空にすると、書き込む欄(Excelで記入するマス)になります |
| ボックス | 部品を横か縦に並べる入れ物。枠・塗り・余白・間隔を付けられ、ボックスの中にボックスも入れられます |
| 表 | 作業内容・点検項目・部品の一覧。列の名前・幅・種類と、行の数を変えられます |
| 写真の枠 | 作業前・作業後の写真。用紙の上で押すと、写真を貼れます |
| チェック | □良 □否 のような、選ぶ印 |
| 画像 | 会社のロゴ・印影・図 |
| 線・改ページ | 区切りの線と、2枚目へ送る所 |
| ブロック | 記入欄・日付・記入欄(複数行)・写真・写真2枚・押印の枠・選択肢・見出し・会社の情報・宛名・点検の表・合計の欄 |
| カスタム | ボックスの設定の「ブロックとして保存」で残した、自分のブロック(無料会員)。どのテンプレートにも入れられます |
主な操作
| 操作 | やり方 |
|---|---|
| 欄を足す | 左の列のいちばん下の「＋ 追加」。ボックスの中に足すときは、そのボックスを開いて、中の「＋ 追加」 |
| 欄を外す | 行の右の ×(確かめが出ます)。外しても「元に戻す」で戻せます |
| 並べ替える・ボックスに入れる | 行の左のつまみ(⋮⋮)をつかんで動かします。閉じたボックスの行の右半分に落とすと、その中へ入ります。スマホは、つまみに指を置いたまま動かします |
| いくつかをまとめて囲む | Shiftを押しながら、左の行か右の用紙の部品を押して選びに足し、⌘G(Ctrl+G)で1つのボックスに。複製・切り取り・外すも、まとめてできます |
| 別のボックスへ移す | ⌘X(Ctrl+X)で切り取り、移す先を選んで⌘V(Ctrl+V)。選んだ部品のすぐ下に入ります(中を開いたボックスを選んでいれば、その中の終わりに) |
| 設定を変える | 左の行か、右の用紙の欄を押すと、その部品の設定が開きます |
| 横に並べる | 部品をボックスに入れ、ボックスの「並べ方」を「横」にします |
| 幅を変える | 設定の「幅」で、最大(残りいっぱい)・指定(mm)・自動(字に合わせる)。横に並んだ欄の境目は、用紙の上でつまんでも変えられます |
| 字を変える | 右の用紙の上で、そのまま書きます。大きさ・太字・寄せ・飾り(下線・枠・左に帯・塗り)は設定で |
| よく使う形を残す | ボックスの設定の「ブロックとして保存」。中の部品とロゴなどの画像ごと残り、「＋ 追加」の「カスタム」から入れられます(無料会員) |
| 枠や線を付ける | ボックスの「枠・塗り」と「枠の辺」(全部・上下・下だけ・左右)と「線」(太さ・点線)。区切りには「線」の部品 |
| 写真を貼る | 右の用紙の写真の枠を押します(写真は送らず、このページの中だけで扱います) |
| 表に、まとめて入れる | Excelから何行かをコピーして、表のマスに貼り付けます |
| 用紙を変える | 頭の帯の「用紙設定」で、大きさ(A4・A3・B5)・向き・余白・間隔 |
| 作成する | 「Excel作成」で記入して使うExcelのひな形に、「PDF作成」で印刷して手で書く用紙に |
キー
| 操作 | Mac | Windows |
|---|---|---|
| 外側のボックス(1つ上の段)を選ぶ | Esc | Esc |
| 選んだ部品(いくつかでも)を、ボックスで囲む | ⌘+G | Ctrl+G |
| ボックスの囲みを外す | ⇧+⌘+G | Ctrl+Shift+G |
| 部品を選びに足す | ⇧+クリック | Shift+クリック |
| 選んだ部品を複製する | ⌘+D | Ctrl+D |
| 選んだ部品をコピー・切り取り | ⌘+C・⌘+X | Ctrl+C・Ctrl+X |
| 選んだ所に貼り付け | ⌘+V | Ctrl+V |
| 選んだ部品を外す(確かめが出ます) | Delete | Delete |
| 元に戻す | ⌘+Z | Ctrl+Z |
業種ごとの使いどころ
よくある質問
- 消防設備の点検は、どのくらいの頻度で必要ですか？
- 消防用設備等の点検は、機器点検が6か月ごと、総合点検が1年ごとです(設備によって、機器点検だけのものもあります)。消防署への報告は、特定防火対象物(店舗やホテルなど)が1年に1回、それ以外(共同住宅など)が3年に1回です。店舗や飲食店が入るマンションは1年に1回です(広島市・横浜市の案内)。建物によって違うことがあるので、所轄の消防署や点検業者にご確認ください。
- 不在の部屋は、どうすればよいですか？
- 別の日に調整するのが一般的です。お願いの例文に、都合が悪いときの連絡の一文が入っています。予備日が決まっていれば、枠の中に行を足して書きます。
- 何日前に貼ればよいですか？
- 在宅の都合をつけてもらえるよう、余裕をもって貼ります。2週間ほど前を目安に、前日にもう一度知らせると確実です。管理規約や契約で決まっている場合は、そちらに合わせてください。
- 例文を選び直すと、直した字はどうなりますか？
- 選んだ例文に入れ替わります。「元に戻す」で、入れ替える前の字に戻せます。
- エクセルで直せますか？
- 直せます。「Excel作成」で、字を直して使えるファイルになります。日時は1マスずつ打てます。直したファイルも、自社の業務や取引先のために、自由に使えます。
- 手書きで使えますか？
- 使えます。日時を空けたまま「PDF作成」で印刷すれば、書き込む所に手で書けます。
- 会社のロゴを入れられますか？
- 入れられます。「＋ 追加」の「画像」でロゴを入れ、題の上などに置きます。
- 何回でも作れますか？
- 登録なしのフリーは月10回、無料会員(登録は無料)は月30回、プロは回数の上限なしです。「Excel作成」も「PDF作成」も1回と数え、ほかのテンプレートの作成と合わせて数えます。
